Regulamin Konferencji DIGITAL MEDIA FORUM Krynica 2024
§1 Definicje
Znaczenie pojęć użytych w niniejszym Regulaminie (dalej: „Regulamin”) jest następujące:
Konferencja - spotkanie (szkolenia, seminaria, warsztaty) organizowane przez Gama International simple Spółka Akcyjna w Krynicy - Zdrój, w dniach 10-13 stycznia 2024 r.
Organizator - Gama International prosta spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie 00-029, Nowy Świat 33/13, NIP: 5252914966
Uczestnik – osoba uczestnicząca w Konferencji zarówno w części otwartej, jak i zamkniętej, czynnie (Prelegent) lub biernie (Słuchacz) lub osoba delegowana przez osobę fizyczną lub prawną do udziału w Konferencji.
Zgłoszenie – czynności podjęte przez Uczestnika w celu zarejestrowania się na Konferencję.
Formularz Zgłoszenia – skutecznie doręczony Organizatorowi Konferencji w formie elektronicznej lub papierowej, według wzoru zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji.
Potwierdzenie uczestnictwa – powiadomienie przesłane drogą mailową przez Organizatora do Uczestnika w odpowiedzi na zgłoszenie.
Zdarzenia losowe – zdarzenie przyszłe, możliwe, ale niepewne, niezależne tylko od Organizatora, w tym m.in. zdarzenia takie jak: powódź; pożar w budynku, w którym ma się odbyć konferencja; konflikt zbrojny; zamieszki uliczne; awaria w obiekcie, w którym ma się odbyć konferencja, taka jak: awaria instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjnej, gazowej, grzewczej, klimatyzacji, przeciwpożarowej lub innych, których wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim budynku;; katastrofa drogowa, lotnicza lub kolejowa uniemożliwiająca dotarcie na miejsce; przeprowadzenia konferencji, a także jej bezpiecznego przeprowadzenia; inne zdarzenia, których zaistnienie uniemożliwia zorganizowanie konferencji zgodnie z programem lub zagraża życiu lub zdrowiu Uczestnika konferencji w przypadku jej odbycia.
§2 Postanowienia ogólne
Konferencja DIGITAL MEDIA FORUM Krynica 2024 odbędzie się w Pijalni Głównej Krynicy-Zdroju oraz na terenie i w budynkach otaczających w dniach 10-13 stycznia 2024 r.
Organizatorem Konferencji jest Gama International prosta spółka akcyjna.
W ramach Konferencji odbędą się wykłady, dyskusje panelowe, sesje naukowe, dydaktyczne i edukacyjne.
Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują każdego Uczestnika.
Oficjalna strona Konferencji znajduje się pod adresem: mediaforumkrynica.pl
§3 Zasady uczestnictwa w Konferencji
Udział w Konferencji jest co do zasady odpłatny, chyba że Uczestnik podczas rejestracji wyrazi zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach marketingowych. W takiej sytuacji Uczestnikowi przysługuje 100% rabatu, a jego udział w Konferencji jest bezpłatny. W innym przypadku Uczestnik ma możliwość zakupu biletu.
Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
a) skuteczne złożenie zgłoszenia, tj. wypełnienie Formularza Rejestracji, dostępnego na stronie internetowej Konferencji (do dnia 13 stycznia 2024 r.);
b) otrzymania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez Organizatora;
c) potwierdzenie obecności na miejscu w dniu rozpoczęcia Konferencji.
Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji bez podania przyczyny.
Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji lub delegować inną osobę niż zarejestrowana.
Do momentu rozpoczęcia Konferencji istnieje możliwość zmiany uczestników. W takim przypadku Zgłaszający zobowiązany jest do przedłożenia dokumentu jednoznacznie stwierdzającego fakt upoważnienia Uczestnika do udziału w konferencji. Osoba delegowana w zastępstwie staje się Uczestnikiem, a prawa i obowiązki Uczestnika stosuje się odpowiednio.
Rezygnacja z uczestnictwa wymaga zgłoszenia Organizatorowi do momentu rozpoczęcia Konferencji.
Oświadczenie o rezygnacji z udziału w Konferencji powinno być dokonane w formie pisemnej. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji, dokonanej nie później niż 30 dni przed terminem planowanej konferencji, Uczestnikowi przysługuje zwrot całej wpłaconej kwoty. Jeżeli jednak rezygnacja nastąpi później, Uczestnikowi przysługuje zwrot połowy wpłaconej kwoty. W przypadku, gdy rezygnacja nastąpiła na skutek złej woli Uczestnika lub stosowania nieuczciwych praktyk, nie przysługuje mu zwrot wpłaconej kwoty w jakiejkolwiek części.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z wprowadzenia przez Rejestrującego błędnych danych do formularza rejestracyjnego.
O zmianie danych wymaganych do rejestracji (adres e-mail, telefon kontaktowy) należy poinformować Organizatora zarówno przed, jak i po otrzymaniu potwierdzenia rejestracji na Konferencję.
Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Prelegentów wraz z dodatkowymi informacjami takimi jak nazwy przedsiębiorstw, firm, spółek i innych podmiotów, które ją wykorzystają do działań promujących Konferencję.
Każdy zarejestrowany Uczestnik otrzymuje podczas Konferencji materiały konferencyjne oraz identyfikator. Podczas Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do noszenia otrzymanego identyfikatora na szyi lub w innym równie widocznym miejscu.
Organizator zastrzega sobie prawo do zastosowania środków dyscyplinarnych wobec Uczestnika, który narusza przepisy prawa, przepisy obowiązujące w miejscu Konferencji, zasady bezpieczeństwa lub zasady dobrego zachowania, Organizator zastrzega sobie prawo do zastosowania środków dyscyplinarnych, w tym wykluczenia Uczestnika z dalszych udział w konferencji bez zwrotu opłaty konferencyjnej.
Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania regulaminów wewnętrznych obowiązujących w miejscu Konferencji, w szczególności Regulaminu korzystania z obiektu Centrum Kongresowego ICE Kraków, stanowiącego załącznik do Regulaminu.
§4 Warunki płatności
Cennik uczestnictwa w Konferencji, w tym jej (jedynie) płatnej części, dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konferencji mediaforumkrynica.pl.
Powyższą opłatę należy uiścić zgodnie z wybraną formą przelewem tradycyjnym, płatności na stronie mediaforumkrynica.pl
Cena opłaty widoczna w Serwisie podana jest w złotych polskich (PLN) i zawiera podatek VAT.
Warunkiem zakupu biletu w serwisie mediaforumkrynica.pl jest dokonanie opłaty za pośrednictwem płatności online lub przelewem na numer rachunku bankowego wskazany w podsumowaniu płatności.
Faktura VAT za dokonaną płatność wystawiana jest na życzenie Klienta. Faktura zostanie wystawiona w formie elektronicznej i dostarczona pocztą elektroniczną na adres wskazany przez Klienta podczas zakupu.
Opłata uiszczona w serwisie nie podlega zwrotowi, za wyjątkiem przypadku odwołania Imprezy, zmiany terminu i/lub miejsca Imprezy przez Organizatora.
W przypadku odwołania lub przeniesienia wydarzenia na inny termin, Organizator wysyła informację o procesie zwrotu na podany podczas zakupu adres e-mail. Zwroty są przetwarzane automatycznie, w ten sam sposób, w jaki dokonano płatności.
§5 Porządek obrad Konferencji
Konferencja odbywa się w dniach 21-24 września 2023 r. Szczegółowy program Konferencji zostanie przesłany Uczestnikowi najpóźniej na dwa tygodnie przed terminem Konferencji drogą elektroniczną, chyba że dotrzymanie tego terminu jest niemożliwe lub znacząco utrudnione ze względu na termin składania wniosków.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Prelegentów z przyczyn od siebie niezależnych. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługuje odszkodowanie od Organizatora.
§6 Reklamacje
Wszelkie reklamacje Uczestnika Konferencji wobec Organizatora należy kierować w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.
Reklamacje Uczestnika Konferencji można zgłaszać w formie pisemnej nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
Po upływie powyższego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
§7 Odpowiedzialność Uczestnika
Zabrania się filmowania i nagrywania jakiejkolwiek części Konferencji bez zgody Organizatora.
Konferencja będzie w całości nagrywana przez Organizatora.
Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz innych praw pokrewnych, w tym praw do wizerunku oraz zgody na ich komercyjne wykorzystanie w przypadku:
a) gdy Uczestnik jest filmowany lub fotografowany na terenie obiektu;
b) gdy Uczestnik dobrowolnie zgodzi się na udzielenie wywiadu przed kamerą lub pozowanie do zdjęcia.
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie prezentowane przez siebie materiały i informacje, w tym m.in.: wykorzystanie nazwy/logo, reklamę, inserty w materiałach dla uczestników (inserts), banery, rollupy, prezentacje, materiały edukacyjne, reklamę materiały. W przypadku, gdyby takie materiały naruszały prawa osób trzecich, w szczególności prawa autorskie i prawa pokrewne, wobec Organizatora nie mogą być kierowane żadne roszczenia, a w przypadku ich skierowania Uczestnik zobowiązany jest zwolnić Organizatora z odpowiedzialności w tym szacunek.
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wyrządzone przez siebie szkody, zarówno w obiektach, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
Posiłki i napoje można spożywać wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych (kawiarnie, bary, restauracje).
§8 Odpowiedzialność organizatora
Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Konferencji opisane na stronie internetowej Konferencji.
Organizator ustala program Konferencji i zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu Konferencji, w tym do zmiany harmonogramu i kolejności wystąpień.
Zmiany w programie
w ramach Konferencji, o których mowa powyżej, nie może stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora, ani jakiejkolwiek innej odpowiedzialności Organizatora.
Jeżeli Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności zdarzeń losowych, Uczestnikowi nie przysługuje odszkodowanie.
Organizator zapewni Prelegentom sprzęt niezbędny do przeprowadzenia prezentacji w postaci projektora multimedialnego, sprzętu nagłaśniającego oraz laptopa z systemem operacyjnym Windows oraz pakietami biurowymi Open Office i MS Office.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, wniesione na teren Konferencji, które mogą ulec zagubieniu, uszkodzeniu lub kradzieży.
Organizator nie ubezpiecza Uczestników Konferencji na czas trwania Konferencji i nie ponosi za nią odpowiedzialności.
§ 9 COVID 19
Postanowienia niniejszego § nie naruszają postanowień innych postanowień Regulaminu, lecz stanowią szczególny przepis dotyczący postępowania w czasie trwania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego (w rozumieniu ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu i zwalczania zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi) związanych z zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub podobnymi wirusami (dalej także: „pandemia COVID-19”).
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wszystkich przepisów powszechnie obowiązującego prawa związanych z Pandemią COVID-19, wydanych przez właściwe organy (niezależnie od jakichkolwiek wątpliwości co do ich hierarchicznej zgodności ze standardami wyższego rzędu) oraz Regulaminu i innych regulaminów i zasad obowiązujących w miejscu Targów w związku z pandemią COVID-19.
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wszelkich ograniczeń związanych z wydawaniem szczepień, badań i innych podobnych ograniczeń powszechnie obowiązujących w dniu Targów.
Uczestnik zobowiązany jest do zachowania należytej staranności, aby nie narażać innych Uczestników na ryzyko zakażenia wirusem SARS-CoV-2 lub podobnymi wirusami, w szczególności do zachowania odpowiednich środków ochrony (np. częsta dezynfekcja rąk), a także nie do udziału w Konferencji, jeżeli wie, że miał kontakt z osobami zakażonymi wirusem SARS-CoV-2 lub podobnymi wirusami co najmniej dwa tygodnie przed terminem Targów lub wykazuje objawy zakażenia wirusem SARS-CoV-2 lub podobne wirusy.
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wszelkich zaleceń Organizatora mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa w związku z Pandemią COVID-19.
§10 Postanowienia końcowe
Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzeganie przepisów porządkowych, przeciwpożarowych i innych obowiązujących na terenie Imprezy (Pijalnia Głowna i inne obiekty w Krynicy Zdrój) oraz wszelkich innych uzgodnień pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.
Wszelkie spory mogące wyniknąć z udziału w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 r. poz. 833) Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie zebranych danych osobowych przez Organizatora. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i są wykorzystywane wyłącznie w celach przewidzianych przez Organizatora, z zastrzeżeniem postanowień poprzednich.
Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej mediaforumkrynica.pl.
Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w ciągu 24 godzin od dnia ich opublikowania na stronie mediaforumkrynica.pl bez konieczności informowania o tym każdego Uczestnika z osobna.
Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub niewiążące, należy je traktować jako pozostające w mocy i posiadające ważną lub wiążącą treść najbliższą iw pełni wyrażającą wolę Organizatora.
